團隊可以遠距,為何還需要辦公室?

開發出辨識陌生來電 App Whoscall 的 Gogolook(走著瞧),2020 年疫情爆發後,隨即宣布遠距優先(remote-first)政策,「這是一場全人類的實驗。」執行長郭建甫說,但隨著員工見不到面的日子一長,讓他思考一個更根本的問題,「為什麼我們需要辦公室?」

郭建甫解釋,如果我們往前看 100、200 年,辦公室是工業時代才出現的產品,把大家聚集在一起提高生產效率,換句話說,辦公室其實是時代的產物。當我們聚集了一群專業人士,要不斷思考應該是:什麼是工作的最佳型態?

遠距工作一定更好?

「遠距之後才加入的同仁很容易『陣亡』。」Gogolook 在遠距辦公 2 年後發現,實體的獨特價值在於信任、溝通效率與創意。對於原本就在公司的員工,遠距前後幾乎沒有差別,但是新進員工在家裡如果沒有好的辦公環境;再加上他們跟同事也不熟,信任會成為很大的考驗。

郭建甫舉例,就像 Gogolook 泰國業務成長很快,有泰國辦公室,但他一直都沒有飛過去當地,同事「就是一個 email 帳號、一個 slack 名稱。」直到國境解封,他飛到泰國去一個星期,跟他們一起喝酒、健身、吃飯,「有了信任,人也變立體,回來之後我發現溝通效率增加,這是信任與生產力的關係。」

廣場區:原本為固定座位區,希望能有大家活動的空間,改為廣場區

實體的腦力激盪或是活動,也很難以線上形式取代,他為了把大家找回辦公室,多租一層樓改為非固定座位區,原本的樓層改成沙發區和可以容納多人的活動廣場。這次世界盃,熱愛足球的同事跟他報告過後,約了一群同事半夜 11 點一起留下來用大螢幕看比賽,他也樂見其成。

從實體辦公、全遠距,到推動混合辦公,Gogolook 不斷調整組織和制度。郭建甫舉例,以前天天進辦公室的時候,很多制度是為了實體而設計,全遠距更強調書面文化(written culture),所有會議記錄、結論等都要以書面方式留存,減少資訊落差,讓所有員工的連結度變好,他自己也會固定發 CEO letter 給全公司員工,跟海內外員工同步分享自己的思考心得。

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非固定座位區:增租一個樓層座位作為辦公空間,採非固定座位,每個座位都提供大螢幕

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高腳椅區:想要欣賞風景、站著辦公、一個人沉思的時候,靠窗的高腳椅區就是最好的選擇

公司要成為吸引人來的地方

Gogolook 資深工程經理陳家祥認為,混合辦公的彈性對於兼顧工作與家庭生活有很大的助益。他帶領的工程團隊,在遠距情況下表現良好。但在管理方面,他認為一對一面談很重要,而且要話家常,開會也請同事分享生活近況,增進團隊情感。他也設計了帶新人的規則,規定他第一周要認識哪些部門同事、團隊和對應窗口。現在陳家祥進公司之前,就吆喝一句,「今天請大家喝飲料喔,誰會來公司?」

設計部門的李盈熲也認為混合辦公,強化了公司吸引人才的競爭力,改變員工對工作型態的想像。不過她觀察,新人缺少歸屬感,少了口頭溝通、現場觀察和直接教學的機會,比較難照顧到他們,所以需要落實像螢幕錄影、截圖等等文件化的方式,多增加工作進度的分享,以及軟性的交流,像是參加社團等等,「混合辦公最大的效益是,每個人都擁有想要的工作與自由平衡,我們一定會繼續追求更好的工作型態。」

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桌遊牆:因應同事的建議,增設桌遊牆,由公司福委會出資,每周五中午為桌遊日,公司請喝飲料,也吸引同事們進辦公室同樂

郭建甫說,Gogolook 現在還是自由選擇要不要進辦公室,「但推廣每周一天進辦公室。」他不會硬性規定同事進來,因為他們找人就是基於自律、自由、彈性和信任,但公司每周三都有下午茶日,也舉辦實體活動,希望能讓辦公室成為吸引人來的地方。

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標語牆:改造時徵求符合公司核心價值的標語,形象牆上的結果都來自同事們的靈感|形象牆:增設形象牆,徵求同事貢獻照片,就算人不在也能呈現溫馨的氛圍

Gogolook(走著瞧)
2012 年成立的軟體服務公司,開發出來電辨識 App Whoscall,提供數位防詐和風險管理解決方案。
辦公室坪數 :2 層樓合計約 300 坪
員工人數 :約 150 名(含 15% 海外員工)
座位數 :約 94 個(財務部門有固定座位、同事亦可申請固定座位)
會議室數量 :8 間
簡介 :自疫情起推動全遠端優先(remote-first)的管理方式,逐步改造辦公室環境,從固定座位改為非固定座位。疫情趨緩後宣布每周三下午茶日,吸引員工實踐混合辦公、增進同事交流。

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